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Association of Canadian Psychology Regulatory Organizations

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Règlements de l’AOCRP

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RÈGLEMENT NO 1

Qu’il soit édicté, et il est par la présente édicté à titre de statuts et règlements de l’Association des organismes canadiens de réglementation en psychologie (ci-après appelée « l’AOCRP » ou « l’Association »), ce qui suit :

ARTICLE 1 – NOM

L’AOCRP s’appelle, en français, ASSOCIATION DES ORGANISMES CANADIENS DE RÉGLEMENTATION EN PSYCHOLOGIE et, en anglais, ASSOCIATION OF CANADIAN PSYCHOLOGY REGULATORY ORGANIZATIONS.

ARTICLE 2 – OBJECTIFS

2.1 Les objectifs de l’Association sont les suivants :

  • 2.1.1 Favoriser les échanges d’informations entre les organismes et la diffusion au moment opportun d’informations pertinentes sur la réglementation;
  • 2.1.2 Faciliter et mettre en œuvre des stratégies appuyant la réciprocité nationale, et notamment la mise en œuvre de l’Accord de reconnaissance réciproque pour la psychologie;
  • 2.1.3 Intervenir d’une seule et même voix quant aux questions liées à la réglementation de la psychologie au Canada, en fonction de l’entente existant entre les organismes membres de l’Association. Les positions ou les déclarations publiques prises ou faites au nom de l’Association doivent avoir été approuvées par une résolution spéciale des administrateurs, excluant tout administrateur représentant un organisme d’État. Normalement, de telles déclarations sont faites par le président de l’Association ou son remplaçant désigné;
  • 2.1.4 Favoriser les partenariats avec d’autres organismes, notamment le Council of Professional Associations of Psychologists (CPAP), la Association of State and Provincial Psychology Boards (ASPPB), la Société canadienne de psychologie (SCP), le Répertoire canadien des psychologues offrant des services de santé (RCPOSS), et autres;
  • 2.1.5 Identifier les enjeux de réglementation d’intérêt commun et dégager un consensus sur les politiques communes et la gestion des divergences;
  • 2.1.6 Promouvoir la visibilité nationale et internationale des enjeux et des positions en matière de réglementation de la psychologie au Canada.

ARTICLE 3 – ADMISSION ET FRAIS D’ADHÉSION

3.1 Chaque province ou territoire du Canada ayant le pouvoir légal de réglementer la pratique de la psychologie peut être représenté, au sein de l’Association, par l’organisme ou le ministère exerçant ce mandat.

3.2 Au moment où l’Association est constituée en société, les organismes suivants sont admissibles en tant que membres :

  • College of Psychologists of British Columbia
  • College of Alberta Psychologists
  • Saskatchewan College of Psychologists
  • Psychological Association of Manitoba
  • Ordre des psychologues de l’Ontario / College of Psychologists of Ontario
  • Ordre des psychologues du Québec
  • Collège des psychologues du Nouveau-Brunswick / College of Psychologists of New Brunswick
  • Prince Edward Island Psychologists Registration Board
  • Nova Scotia Board of Examiners in Psychology
  • Newfoundland and Labrador Psychology Board
  • The Northwest Territories (Department of Health and Social Services)

Les administrateurs acceptent comme membre, sur demande, tout autre organisme admissible.

3.3 Chaque organisme a un représentant à l’assemblée générale des membres de l’Association. Ce représentant est également membre du conseil d’administration.

3.4 Il relève des organismes membres de nommer ou de démettre leur représentant. Le secrétaire de l’Association tient à jour la liste des représentants. Les membres ont la responsabilité de fournir au secrétaire une mise à jour concernant leur représentant, au plus tard le 31 décembre de chaque année.

3.5 Les organismes membres cessent d’être membres de l’Association à la suite de l’une des actions suivantes :

  • 3.5.1 Non-paiement de la cotisation de membre, des frais, ou des coûts partagés, ce non-paiement devant être confirmé par un vote du conseil d’administration réalisé en conformité avec l’article 5.4.2;
  • 3.5.2 Envoi par l’organisme membre d’un avis écrit annonçant son départ, au moins un an à l’avance;
  • 3.5.3 Perte, par l’organisme membre, du mandat légal de réglementation de la psychologie à l’échelle de la province ou du territoire;
  • 3.5.4 Vote du conseil d’administration, réalisé en conformité avec l’article 5.4.2.

3.6 Le conseil d’administration établit pour les organismes membres une tarification, un mécanisme de partage des coûts, ou les deux, et revoit de temps à autre la tarification ou le mécanisme en question.

ARTICLE 4 – SIÈGE SOCIAL

Le siège social de l’Association est situé dans le lieu ou la municipalité et dans la province précisés dans les lettres patentes, à l’adresse indiquée par une résolution du conseil d’administration. Sous réserve des dispositions de la loi, l’Association peut, au moyen d’un règlement, modifier le lieu, la municipalité et la province où le siège social de l’association est situé. Une copie de ce règlement, approuvé par les deux tiers des votes exprimés, est transmis au ministre.

ARTICLE 5 – GOUVERNANCE

5.1 Le conseil d’administration, constituant un comité de l’ensemble, est l’instance de délibération de l’Association. Le conseil d’administration agit comme assemblée générale des membres de l’Association.

5.2 Le conseil d’administration peut créer tout comité spécial dont il a besoin pour réaliser ses objectifs.

  • 5.2.1 Les comités spéciaux ne peuvent être établis que par une réunion régulière du conseil d’administration.
  • 5.2.2 Le conseil d’administration nomme et démet les membres des comités spéciaux et définit une politique en matière de rémunération.

5.3 L’exercice financier de l’Association correspond à la période comprise entre le 1 er janvier et le 31 décembre de chaque année civile.

5.4 Décisions du conseil d’administration et des assemblées

  • 5.4.1 Chaque organisme membre dispose d’une voix.
  • 5.4.2 À moins que la loi ou le présent règlement n’en disposent autrement, les décisions sont prises à la majorité simple des voix exprimées par les représentants présents.
  • 5.4.3 Le président a droit à une voix.
  • 5.4.4 Le vote par procuration n’est pas autorisé.
  • 5.4.5 À partir du moment où tous les organismes membres y consentent, un vote peut avoir lieu par téléconférence, par courrier régulier ou par courriel, et ce vote a la même valeur que si les représentants des organismes membres votent en personne.
  • 5.4.6 Nonobstant la démarche décrite à l’article 5.4.2, toute position publique et toute déclaration publique prise ou faite au nom de l’AOCRP doit être approuvée par une résolution spéciale des administrateurs, à l’exclusion de tout administrateur qui représente un organisme du gouvernement. Normalement, les déclarations de ce type sont faites par le président de l’association ou son remplaçant désigné.

ARTICLE 6 – CONSEIL D’ADMINISTRATION

6.1 Les membres du conseil d’administration sont les représentants des organismes membres. Comme on l’a indiqué à l’article 3.4, il relève des organismes membres de nommer et de démettre leurs représentants et de définir la durée de leurs mandats. Il doit y avoir au moins trois (3) administrateurs. Tout administrateur doit avoir au moins 18 ans, être une personne physique, et avoir la capacité juridique de conclure des contrats.

6.2 L’assemblée générale des membres peut démettre un membre du conseil d’administration par un vote réalisé selon les dispositions de l’article 5.4.2.

6.3 À la première réunion du conseil d’administration suivant la constitution de l’Association en société, les organismes membres sont admis, et la désignation de leurs représentants est reçue. Ensuite, le conseil d’administration nommé à cette réunion remplace les administrateurs provisoires nommés dans les lettres patentes de l’Association.

6.4 Les biens et les activités de l’Association sont gérés par le conseil d’administration.

6.5 Le conseil d’administration peut engager des dépenses en vue de promouvoir les objectifs de l’Association.

6.6 Le conseil d’administration peut autoriser de temps à autre des dépenses au nom de l’Association, et peut déléguer par résolution à un ou plusieurs dirigeants de l’Association le pouvoir d’embaucher des employés et de leur verser un salaire.

6.7 Le conseil d’administration prend les mesures qui lui semblent nécessaires pour permettre à l’Association de recevoir des dons et des prestations en vue de promouvoir les objectifs de l’Association.

6.8 Le conseil d’administration peut de temps à autre, s’il le juge nécessaire, nommer des mandataires ou engager des employés dont il définit l’autorité et les tâches au moment de leur nomination.

6.9 La rémunération de tous les dirigeants, mandataires et employés de l’Association est définie par une résolution du conseil d’administration.

6.10 Les membres du conseil d’administration ne reçoivent à ce titre aucune rémunération contractuelle pour leurs services, mais par résolution du conseil d’administration, on peut rembourser les dépenses associées à leur participation à chacune des réunions régulières ou spéciales du conseil d’administration, à condition que rien dans les présentes ne soit interprété de façon à empêcher un membre du conseil d’administration de servir l’Association à titre de dirigeant ou dans d’autres fonctions.

ARTICLE 7 – DIRIGEANTS

7.1 Les dirigeants de l’Association sont le président, le vice-président, le secrétaire, le trésorier, et tout autre dirigeant que le conseil d’administration choisit de nommer par règlement.

7.2 Un dirigeant doit être le représentant d’un organisme membre. Tous les dirigeants sont élus parmi les membres par un vote à majorité simple du conseil d’administration.

7.3 Un dirigeant peut être démis en suivant les modalités de vote décrites à l’article 5.4.2.

7.4 Un dirigeant sortant demeure en fonction jusqu’à la levée ou la clôture de la réunion à laquelle son successeur est élu ou nommé.

7.5 Avec l’approbation des membres du conseil d’administration, les postes de secrétaire et de trésorier peuvent être cumulés par une seule personne ayant le titre de secrétaire-trésorier.

7.6 Le président est élu pour un mandat de deux ans par le conseil d’administration, ce mandat devant commencer à la levée ou à la clôture de la réunion à laquelle il est élu ou nommé.

7.7 Le président assume les fonctions suivantes :

  • 7.7.1 assurer la gestion générale et active des affaires de l’Association;
  • 7.7.2 voir à ce que tous les directives et toutes les résolutions du conseil d’administration soit mises en œuvre;
  • 7.7.3 présider les réunions du conseil d’administration et l’assemblée générale des membres;
  • 7.7.4 agir comme porte-parole de l’organisme;
  • 7.7.5 donner ou faire donner les avis de convocation de toutes les assemblées des membres et de toutes les réunions du conseil d’administration, et exécuter toute autre tâche prescrite par le conseil d’administration;
  • 7.7.6 élaborer et faire circuler les ordres du jour, les procès-verbaux et d’autres documents;
  • 7.7.7 assumer tout autre responsabilité définie dans le présent règlement ou qui lui est confiée de temps à autre par le conseil d’administration.
  • 7.7.8 Plus précisément, le président n’exécute que les décisions prises par le conseil d’administration ou l’assemblée générale des membres et n’assume que les responsabilités qui lui sont confiées par le conseil d’administration ou l’assemblée générale des membres.

7.8 Le vice-président est élu tout d’abord pour un mandat d’un an, puis par la suite pour un mandat de deux ans, pour que l’élection du vice-président n’ait pas lieu la même année que l’élection du président.

7.9 Le vice-président assume les fonctions suivantes : en cas d’absence ou d’incapacité du président, exercer les fonctions et les pouvoirs du président; exercer toute autre fonction qui lui est confiée de temps à autre par le conseil d’administration.

7.10 Le secrétaire est élu pour un mandat de deux ans.

7.11 Le secrétaire assume les fonctions suivantes :

  • 7.11.1 assister à toutes les réunions, y agir comme secrétaire, consigner les votes et dresser les procès-verbaux dans les livres prévus à cette fin;
  • 7.11.2 tenir à jour la liste mentionnée à l’article 3.4 ci-dessus;
  • 7.11.3 avoir la garde du sceau de l’Association.

7.12 Le trésorier est élu pour un mandat de deux ans.

7.13 Le trésorier assume les fonctions suivantes :

  • 7.13.1 gérer les affaires financières de l’Association, et notamment :
    • 7.13.1.1 avoir la garde des fonds et titres de l’Association;
    • 7.13.1.2 tenir des comptes complets et exacts de toutes les entrées et sorties de fonds de l’Association dans les livres appartenant à celle-ci;
    • 7.13.1.3 déposer l’argent et les valeurs au nom et au crédit de l’Association auprès des dépositaires désignés de temps à autre par le conseil d’administration;
    • 7.13.1.4 dépenser les fonds de l’Association selon les directives du conseil, en conservant les pièces justificatives pour chaque décaissement;
    • 7.13.1.5 recevoir et régler les factures pertinentes de l’Association;
    • 7.13.1.6 fournir un bilan financier à chaque réunion du conseil d’administration et à chaque assemblée générale des membres, ou lorsque le conseil d’administration ou les co-présidents en font la demande;
    • 7.13.1.7 présenter un budget préliminaire pour l’année à venir au conseil d’administration et à l’assemblée générale des membres à la réunion de mi-année, et présenter un budget final à la réunion d’hiver;
    • 7.13.1.8 facturer les organismes membres pour les frais, le partage des coûts, ou les deux.

ARTICLE 8 – RÉUNIONS ET ASSEMBLÉES

8.1 Conseil d’administration

  • 8.1.1 Le conseil d’administration se réunit au moins deux fois par année. En général, il y a une réunion dans les soixante (60) jours précédant la fin de l’année civile (réunion d’hiver), la date et le lieu ayant été fixés à la réunion antérieure, et une réunion dans les soixante (60) jours précédant ou suivant le 1 er juillet (réunion de mi-année), la date et le lieu ayant été fixés à la réunion antérieure.
  • 8.1.2 D’autres réunions sont convoquées dans les 30 jours de la réception, par le président, d’une demande écrite provenant d’au moins un tiers des organismes membres. L’avis de convocation d’une telle réunion, indiquant l’heure et le lieu, doit être livré ou transmis par téléphone, par courriel ou par télécopieur à chaque administrateur au moins quatorze (14) jours avant la réunion. La convocation doit comprendre suffisamment d’information sur les points à l’ordre du jour pour permettre aux administrateurs de se faire une idée raisonnable des décisions à prendre. Aucune erreur ou omission dans l’avis de convocation d’une réunion du conseil d’administration n’aura pour effet d’invalider la réunion, les délibérations qui y ont lieu, ou les décisions en découlant, et tout administrateur peut en tout temps renoncer à l’avis de convocation d’une réunion et peut ratifier, approuver et confirmer l’une ou l’autre des mesures prises à cette réunion.
  • 8.1.3 Le quorum est constitué par la majorité simple des représentants figurant sur la liste tenue par le secrétaire, mais ne sera jamais de moins de trois (3) administrateurs.
  • 8.1.4 À partir du moment où les deux tiers (⅔) des organismes membres y consentent, toute réunion des membres qui a lieu sous forme de téléconférence est aussi valable que si les représentants des organismes membres se rencontrent en personne.
  • 8.1.5 Un ordre du jour proposé est transmis par le président à tous les membres du conseil d’administration au moins deux semaines avant chaque réunion.
  • 8.1.6 Un procès-verbal est établi pour chaque réunion et est adopté à la réunion suivante avec tout amendement ou correction jugé nécessaire.
  • 8.1.7 Les observateurs provenant d’organismes membres sont autorisés à assister aux réunions. Les représentants doivent avertir le président de la présence des observateurs avant la réunion.

8.2 Assemblées des membres

  • 8.2.1 Les assemblées générales des membres de l’Association ont lieu au moins deux fois par année. Conformément à l’article 5.1, elles ont lieu en même temps que les réunions du conseil d’administration, en général dans les soixante (60) jours précédant la fin de l’année civile (assemblée d’hiver), la date et le lieu ayant été fixés à l’assemblée antérieure, et dans les soixante (60) jours précédant ou suivant le 1 er juillet (assemblée de mi-année), la date et le lieu au Canada ayant été fixés à la réunion antérieure.
  • 8.2.2 Des assemblées extraordinaires des membres sont convoquées par le président dans les 30 jours de la réception d’une demande écrite provenant d’au moins un tiers des organismes membres.
  • 8.2.3 L’assemblée générale annuelle des membres de l’Association a lieu en même temps que la réunion de mi-année organisée en conformité avec l’article 8.2.1 ci-dessus. L’assemblée générale annuelle nomme les vérificateurs/réviseurs financiers et approuve le rapport des vérificateurs/réviseurs financiers.
  • 8.2.4 Le quorum aux assemblées des membres est constitué par la majorité simple des représentants figurant sur la liste tenue par le secrétaire, mais ne sera jamais de moins de trois (3) représentants.
  • 8.2.5 À partir du moment où les deux tiers (⅔) des organismes membres y consentent, toute assemblée des membres qui a lieu sous forme de téléconférence est aussi valable que si les représentants des organismes membres se rencontrent en personne.
  • 8.2.6 L’avis de convocation d’une assemblée de membres, indiquant l’heure et le lieu, doit être livré ou transmis par téléphone, par courriel ou par télécopieur à chaque représentant d’un organisme membre au moins quatorze (14) jours avant l’assemblée. La convocation doit comprendre suffisamment d’information sur les points à l’ordre du jour pour permettre aux représentants de se faire une idée raisonnable des décisions à prendre. Aucune erreur ou omission dans l’avis de convocation d’une assemblée des membres n’aura pour effet d’invalider l’assemblée, les délibérations qui y ont lieu, ou les décisions en découlant, et tout membre peut en tout temps renoncer à l’avis de convocation d’une assemblée et peut ratifier, approuver et confirmer l’une ou l’autre des mesures prises à cette assemblée.
  • 8.2.7 Un procès-verbal est établi pour chaque assemblée et est adopté à l’assemblée suivante avec tout amendement ou correction jugé nécessaire.
  • 8.2.8 Les observateurs provenant d’organismes membres sont autorisés à assister aux assemblées. Les représentants doivent avertir le président de la présence des observateurs avant l’assemblée.
  • 8.2.9 Les observateurs provenant d’organismes non membres peuvent assister aux assemblées des membres, à l’invitation du président, pendant les périodes de l’assemblée considérées ouvertes.

8.3 Règlements

Le conseil d’administration peut adopter tout règlement qu’il juge utile à la direction et au bon fonctionnement de l’Association, dans la mesure où ce règlement ne contredit pas les présents statuts et n’est en vigueur que jusqu’à l’assemblée annuelle suivante des membres; il est alors confirmé, à défaut de quoi, il n’a plus dès lors aucun effet.

8.4. Si le président et le vice-président sont tous deux absents, les représentants assistant à une réunion élisent l’un d’entre eux pour présider la réunion.

8.5. En l’absence du secrétaire, les représentants assistant à une réunion élisent l’un d’entre eux pour agir comme secrétaire de la réunion.

ARTICLE 9 – AMENDEMENTS AUX STATUTS ET RÈGLEMENTS

9.1 Seul le conseil d’administration peut promulguer, abroger ou modifier les statuts et règlements de l’Association. La promulgation, l’abrogation ou la modification des statuts et règlements ne peuvent prendre effet qu’aux conditions suivantes :

  • 9.1.1 d’abord, les membres ont donné leur approbation;
  • 9.1.2 ensuite, le ministre a donné son approbation, et les dispositions de la Loi de l’impôt sur le revenu concernant l’enregistrement des organismes de bienfaisance, si elles s’appliquent, sont respectées.

9.2 La promulgation, l’abrogation et la modification des statuts et règlements de l’Association étant considérées comme des décisions sur des questions de fond, le conseil d’administration et l’assemblée générale des membres doivent suivre les procédures de vote énoncées à l’article 5.4 pour les adopter.

ARTICLE 10 – VÉRIFICATION/RÉVISION FINANCIÈRE

L’assemblée générale des membres nomme chaque année une partie compétente pour s’acquitter des obligations associées à la vérification/révision financière des comptes de l’Association et pour faire rapport aux membres à l’assemblée générale suivante. La révision peut être réalisée par un comité de révision financière de l’Association comprenant au moins deux membres. La rémunération des réviseurs, le cas échéant, est établie par le conseil d’administration.

ARTICLE 11 – SIGNATURE ET AUTHENTIFICATION DE DOCUMENTS

Le conseil d’administration a le pouvoir de nommer de façon générale les dirigeants qui peuvent signer, au nom de l’Association, les contrats, les documents et les instruments, ou de désigner les dirigeants qui peuvent signer certains contrats, documents ou instruments particuliers. Tous les contrats, documents et instruments ainsi signés engagent l’Association sans autre autorisation ni formalité.

ARTICLE 12 – INDEMNISATION DES ADMINISTRATEURS ET D’AUTRES PERSONNES

12.1 Tous les administrateurs et dirigeants de l’Association, ainsi que toute personne qui a assumé ou qui est sur le point d’assumer une responsabilité au nom de l’Association ou de toute société dirigée par l’Association, ainsi que leurs héritiers, liquidateurs et administrateurs, leur succession et leurs biens, respectivement, doivent en tout temps être tenus quittes et indemnes, à même les fonds de l’Association, à l’égard :

  • 12.1.1 de l’ensemble des coûts, frais ou dépenses que l’administrateur, le dirigeant ou la personne assume en lien avec toute action en justice, poursuite ou procédure présentée, amorcée ou intentée contre lui en raison de tout acte accompli ou autorisé par lui dans l’exercice de ses fonctions ou en s’acquittant de ses obligations;
  • 12.1.2 de tous les autres coûts, frais ou dépenses qu’il assume en lien avec les affaires de l’Association, sauf si ces coûts, frais ou dépenses sont occasionnés par sa propre inconduite volontaire ou négligence.

ARTICLE 13 – RÈGLES DE PROCÉDURE

Les règles de procédure sont définies dans l’édition la plus récente de Robert’s Rules of Order.